Verplichte elektronische facturatie in Nederland
De manier waarop ondernemers facturen versturen en verwerken gaat de komende jaren veranderen.
Verplichte elektronische facturatie in Nederland
De manier waarop ondernemers facturen versturen en verwerken gaat de komende jaren veranderen.
Verplichte elektronische facturatie in Nederland
De manier waarop ondernemers facturen versturen en verwerken gaat de komende jaren veranderen. Met de Europese richtlijn VAT in the Digital Age (ViDA) wil de EU btw-fraude tegengaan en de administratie voor bedrijven eenvoudiger maken. Daarom wordt e-facturatie en realtime rapportage stap voor stap verplicht.
Voor Nederland betekent dit dat ondernemers vanaf 1 juli 2030 verplicht zijn om hun grensoverschrijdende B2B-transacties (Business to Business) binnen de EU elektronisch te factureren.
Wat is een elektronische factuur?
Een e-factuur (elektronische factuur) is een digitale factuur in UBL-formaat (Universal Business Language), vastgelegd als XML-bestand. Dat klinkt technisch, maar in de praktijk betekent het dat alle gegevens van de factuur in een vast format staan. Hierdoor kan boekhoudsoftware de factuur automatisch lezen en verwerken, zowel bij de verzender als de ontvanger.
Een e-factuur is dus niet hetzelfde als een pdf die per e-mail wordt verstuurd. Een pdf voldoet vanaf 2030 niet meer aan de wettelijke eisen. Het UBL-format wordt in Europa verplicht, maar ook buiten Europa sluiten steeds meer landen zich bij deze standaard aan.
Wat verandert er per 1 juli 2030?
Vanaf 1 juli 2030 wordt e-facturatie verplicht voor alle grensoverschrijdende transacties binnen de EU. Facturen moeten in UBL-formaat worden opgesteld en ook vrijwel realtime worden doorgestuurd naar de Belastingdienst. Waar ondernemers nu vaak maandelijks of per kwartaal aan de belastingdienst rapporteren, gebeurt dit straks per factuur.
Voor de overheid betekent dit dat btw-gegevens veel sneller en betrouwbaarder inzichtelijk worden. Omdat facturen via Peppol worden aangeleverd, kan de Belastingdienst de informatie direct verwerken. Zo ontstaat realtime zicht op transacties, kan btw-fraude sneller worden opgespoord en verlopen controles efficiënter.
Voorlopig geldt de verplichting alleen voor grensoverschrijdende B2B-transacties. Lidstaten mogen er echter voor kiezen deze regels ook voor binnenlandse facturen te laten gelden. Het is dus mogelijk dat e-facturatie op termijn in alle zakelijke relaties verplicht wordt.
Daarnaast wordt de termijn voor het versturen van facturen korter. Ondernemers hebben nog maximaal tien dagen na het leveren van een product of dienst om een factuur te versturen.
Waarom Peppol?
Voor de uitwisseling van e-facturen wordt gebruikgemaakt van het internationale netwerk Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine). Dit netwerk garandeert dat facturen veilig en uniform worden verzonden en ontvangen. Alleen gecontroleerde en geverifieerde partijen krijgen toegang, waardoor de kans op spookfacturen of fraude vrijwel verdwijnt.
Iedere gebruiker van Peppol krijgt een uniek digitaal adres (Peppol-ID). Facturen gaan via een beveiligde toegangspoort (Access Point) het netwerk in en komen rechtstreeks in de administratie van de klant terecht, zonder tussenkomst van papier of e-mail.
De Nederlandse overheid maakt al gebruik van Peppol en verplicht haar leveranciers om via dit netwerk te factureren. Steeds meer bedrijven kiezen er nu vrijwillig voor, omdat het proces sneller, efficiënter en betrouwbaarder verloopt dan bij normale facturen.
Waarom nu al beginnen?
Hoewel de verplichting in Nederland pas in 2030 ingaat, is het verstandig om nu al te starten. Een deel van de boekhoudpakketten zijn inmiddels Peppol-klaar en ondersteunen UBL-facturen zonder extra kosten. Ondernemers die nu beginnen, profiteren direct van een efficiëntere administratie en minder kans op fouten. Bovendien is er voldoende tijd om te wennen aan de nieuwe manier van werken, in plaats van alles op het laatste moment te moeten regelen.
Ook in andere landen wordt e-facturatie al verplicht. Zo moeten Belgische bedrijven vanaf 1 januari 2026 hun B2B-transacties via Peppol factureren. Voor transacties met de overheid (B2G) geldt die verplichting daar al langer. Ook in andere Europese landen worden vergelijkbare regels stap voor stap ingevoerd.
Voor bedrijven die facturen versturen of ontvangen van buitenlandse ondernemingen is het daarom extra interessant om zich nu al te verdiepen in e-facturatie.
Hoe maakt u de overstap?
De overstap naar Peppol is eenvoudig. In veel boekhoudprogramma’s kun je het netwerk direct activeren via de instellingen. Nadat jouw onderneming is geregistreerd, kun je een eerste factuur versturen naar een klant die al is aangesloten. Vanaf dat moment worden facturen veilig en automatisch verwerkt, zonder extra handelingen. Het enige wat je nog hoeft te doen, is jouw klanten en leveranciers informeren dat je via Peppol factureert.
Ondersteunt jouw boekhoudpakket Peppol nog niet? Dan kun je vaak toch al een UBL-factuur meesturen met de pdf-factuur. Voor jouw klant is dit handig, omdat zij die factuur direct kan inlezen en automatiseren wanneer zij al met e-facturatie werkt.
Hoe kunnen wij helpen?
De overstap naar e-facturatie lijkt misschien een grote verandering, maar in de praktijk levert het vooral gemak en zekerheid op. Wil je weten wat dit concreet voor jouw bedrijf betekent of hoe je snel kunt starten met e-facturatie? Wij denken graag met je mee.
Consult over de beste oplossing voor jouw situatie en ondersteuning bij het maken van de juiste keuzes.
Inrichting van je boekhoudsoftware voor e-facturatie en Peppol, of assistentie bij het overstappen naar een geschikt boekhoudpakket.
Uitleg over het gebruik van UBL-facturen en Peppol in begrijpelijke taal.
Training en begeleiding voor jou en je medewerkers, zodat je soepel werkt met de nieuwe digitale facturen.
Up-to-date informatie over wettelijke verplichtingen, deadlines en kansen voor jouw onderneming.
Ondersteuning bij het informeren van jouw klanten en leveranciers over de nieuwe facturatiemethode.
Wil je vrijblijvend sparren over de mogelijkheden of ben je benieuwd hoe je eenvoudig en tijdig kunt voldoen aan de nieuwe regelgeving? Neem gerust contact op: wij zorgen dat jij klaar bent voor de toekomst van factureren!
Veelgestelde vragen
Schrijf je in
Je ontvangt gratis periodiek de laatste updates rondom alle Peppol – ViDA ontwikkelingen.